داشبورد مدیریتی ابزارهای بصری است که به شما کمک می کنند وضعیت، پیشرفت و عملکرد برنامه خود را نظارت و ارتباط برقرار کنید. آن ‌ها می ‌توانند معیارهای کلیدی، نقاط عطف، ریسک‌ها، مسائل و وابستگی‌ها را در بین داشبورد مدیریتی پروژه ها و سهامداران مختلف به شما نشان دهند. اما چگونه می توان بهترین قالب داشبورد مدیریتی پروژه را برای برنامه خود انتخاب کرد؟ در این مقاله با نمونه ها و قالب های داشبورد مدیریتی پروژه آشنا می شوید که می توانید برای نیازهای مدیریت برنامه خود از آنها استفاده کنید یا سفارشی کنید.

مزایای داشبورد مدیریتی پروژه

داشبورد مدیریتی پروژه می تواند مزایای زیادی را برای مدیران برنامه و تیم های آنها فراهم کند، مانند همراستایی اهداف برنامه با محصولات قابل تحویل پروژه، ردیابی و اندازه گیری عملکرد برنامه، شناسایی و مدیریت ریسک ها، مسائل و وابستگی های احتمالی. این شامل برقراری ارتباط و گزارش وضعیت و پیشرفت برنامه به ذینفعان، حامیان مالی و مدیران اجرایی است. این امر تصمیم گیری برنامه و حل مسئله را با بینش ها و توصیه های عملی بهبود می بخشد.

انواع داشبورد مدیریتی پروژه

داشبورد مدیریتی پروژه بسته به محدوده برنامه، پیچیدگی و هدف می توانند از نظر طراحی، چیدمان و محتوا متفاوت باشند. با این حال، انواع متداول داشبورد مدیریتی پروژه وجود دارد که می‌توان از آنها استفاده کرد یا تطبیق داد. داشبورد مدیریتی پروژه های نمای کلی خلاصه سطح بالایی از وضعیت برنامه، پیشرفت و عملکرد، از جمله معیارهای کلیدی مانند بودجه، زمان‌بندی، محدوده، کیفیت و مزایا را ارائه می‌دهند. داشبورد مدیریتی پروژه های جزئیات، تجزیه و تحلیل عمیق تری از جنبه های برنامه، مانند نقاط عطف، قابل تحویل، منابع، ریسک ها، مسائل و وابستگی ها ارائه می دهند. د داشبورد مدیریتی پروژه های ذینفعان بر اساس نیازها و انتظارات خاص ذینفعان برنامه، مانند حامیان مالی، مدیران اجرایی، مشتریان و شرکا طراحی شده اند. آنها معمولاً مرتبط ترین اطلاعات و پیام ها را شامل می شوند.

نمونه های داشبورد مدیریتی پروژه

این شامل خلاصه برنامه، جدول زمانی برنامه، بودجه برنامه، محدوده برنامه، کیفیت برنامه و بخش مزایای برنامه است. داشبورد مدیریتی پروژه ریسک برنامه می تواند به شما کمک کند خطرات برنامه خود را ارزیابی و اولویت بندی کنید و اقدامات کاهش خطر خود را اجرا و پیگیری کنید. این شامل یک خلاصه ریسک، یک ماتریس ریسک، یک ثبت ریسک و یک بخش طرح کاهش ریسک است. در نهایت، یک داشبورد مدیریتی پروژه مشکل برنامه می تواند مشکلات برنامه شما را مستند و دسته بندی کند و اقدامات حل مشکل شما را پیاده سازی و پیگیری کند. این شامل یک خلاصه مسئله، یک گزارش مشکل، یک وضعیت مشکل، و یک بخش طرح حل مشکل است.

قالب های داشبورد مدیریتی پروژه

ایجاد داشبورد مدیریتی پروژه خود را می توان با کمک قالب های داشبورد مدیریتی پروژه رایگان یا پولی که به صورت آنلاین در دسترس است آسان تر کرد. Smartsheet، Excel و Power BI برخی از منابع و پلتفرم هایی هستند که می توانید بررسی کنید. Smartsheet انواع الگوهای داشبورد مدیریتی پروژه را ارائه می دهد که می توانید از آنها استفاده کنید یا برای برنامه خود سفارشی کنید.

اکسل ابزار قدرتمندی است که می توانید از آن برای ایجاد داشبورد مدیریتی پروژه خود با کمک ویژگی های داخلی مانند نمودارها، جداول، برش دهنده ها و قالب بندی شرطی استفاده کنید. همچنین می توانید قالب های داشبورد مدیریتی پروژه اکسل رایگان یا پولی را به صورت آنلاین پیدا کنید. Power BI یک ابزار هوش تجاری و تجزیه و تحلیل است که می توانید از آن برای ایجاد داشبورد مدیریتی پروژه های تعاملی و پویا پروژه استفاده کنید. می توانید قالب های داشبورد مدیریتی پروژه Power BI رایگان یا پولی را به صورت آنلاین نیز پیدا کنید.

بهترین روش ها برای ایجاد و به روز رسانی داشبورد مدیریتی پروژه دسته بندی چیست؟

داشبورد مدیریتی پروژه دسته یک ابزار بصری است که به متخصصان تدارکات کمک می ‌کند تا عملکرد دسته ‌های هزینه خود را نظارت و بهینه کنند. این می تواند به شما کمک کند معیارهای کلیدی را ردیابی کنید، فرصت های پس انداز را شناسایی کنید، ریسک ها را مدیریت کنید و استراتژی خود را با اهداف تجاری هماهنگ کنید. اما چگونه می توان یک داشبورد مدیریتی پروژه دسته را ایجاد و به روز کرد که موثر، مرتبط و کاربرپسند باشد؟ در اینجا برخی از بهترین روش هایی که باید دنبال کنید آورده شده است.

اهداف خود را مشخص کنید

قبل از شروع طراحی داشبورد مدیریتی پروژه خود، باید ایده روشنی از آنچه می خواهید با آن به دست آورید داشته باشید. سوالات اصلی که می خواهید به آنها پاسخ دهید، تصمیمات کلیدی که می خواهید از آنها حمایت کنید و اقداماتی که می خواهید راه اندازی کنید چیست؟ چگونه موفقیت و پیشرفت خود را اندازه گیری می کنید؟ چگونه نتایج و توصیه های خود را به ذینفعان خود منتقل خواهید کرد؟ اهداف شما به انتخاب شما از منابع داده، معیارها، دسته‌ها و تجسم‌ها کمک می ‌کند.

منابع داده و معیارهای خود را انتخاب کنید

داشبورد مدیریتی پروژه شما باید بر اساس داده های قابل اعتماد، دقیق و به موقع باشد که عملکرد دسته و شرایط بازار شما را منعکس کند. ممکن است لازم باشد داده ها را از منابع مختلف مانند سیستم ERP، تامین کنندگان، قراردادها، اطلاعات بازار و نظرسنجی های داخلی خود یکپارچه کنید. همچنین باید مرتبط ترین معیارها را برای هر دسته، بسته به اهداف خود، مانند هزینه، پس انداز، انطباق، کیفیت، ریسک، نوآوری و رضایت مشتری انتخاب کنید. شما باید از استفاده از معیارهای بیش از حدی که ممکن است داشبورد مدیریتی پروژه شما را به هم ریخته و پیام شما را کمرنگ کند، خودداری کنید.

دسته بندی های خود را تقسیم بندی کنید و اقدامات خود را اولویت بندی کنید

داشبورد مدیریتی پروژه شما باید به شما کمک کند دسته های خود را بر اساس اهمیت استراتژیک و پیچیدگی آنها تقسیم بندی کنید. می توانید از ابزارهایی مانند ماتریس Kraljic یا تجزیه و تحلیل پورتفولیو برای طبقه بندی دسته های خود به چهار ربع استفاده کنید: استراتژیک، اهرمی، تنگنا و غیر بحرانی. این به شما کمک می کند تا بهترین استراتژی ها و اقدامات منبع یابی را برای هر دسته شناسایی کنید، مانند تلفیق، مذاکره، نوآوری یا برون سپاری. همچنین باید اقدامات خود را بر اساس تأثیر بالقوه، فوریت و امکان سنجی آنها اولویت بندی کنید.

داده ها و بینش خود را تجسم کنید

داشبورد مدیریتی پروژه شما باید داده ها و بینش های شما را به روشی واضح، مختصر و جذاب ارائه دهد. شما باید از عناصر بصری مانند نمودارها، نمودارها، جداول، نمادها، رنگ‌ها و برچسب‌ها برای برجسته کردن روندها، الگوها و ناهنجاری‌های کلیدی در داده‌های خود استفاده کنید. همچنین باید از فیلترها، دریل ‌دان ‌ها و ویژگی‌های تعاملی استفاده کنید تا به کاربران خود اجازه دهید داشبورد مدیریتی پروژه شما را بر اساس نیازها و ترجیحات خود کاوش و سفارشی کنند. همچنین باید از عناوین، سرفصل‌ها، شرح‌ها و حاشیه ‌نویسی‌ها برای توضیح داده‌ها و بینش‌ها و ارائه زمینه و توصیه ‌ها استفاده کنید.

داشبورد مدیریتی پروژه خود را به طور منظم به روز کنید و مرور کنید

داشبورد مدیریتی پروژه شما باید مرتباً به ‌روزرسانی و بررسی شود تا از صحت، مرتبط بودن و مفید بودن آن اطمینان حاصل شود. شما باید یک برنامه به روز رسانی داده ایجاد کنید که با فراوانی و در دسترس بودن منابع داده شما مطابقت داشته باشد. همچنین باید داشبورد مدیریتی پروژه خود را به صورت دوره ای بررسی کنید تا همسویی آن را با اهداف، معیارها، دسته ها و اقدامات خود بررسی کنید. همچنین باید از کاربران و ذینفعان خود بازخورد بگیرید تا هرگونه شکاف، خطا یا پیشرفت در داشبورد مدیریتی پروژه خود را شناسایی کنید.

داشبورد مدیریتی پروژه خود را به طور موثر به اشتراک بگذارید و ارتباط برقرار کنید

داشبورد مدیریتی پروژه شما باید به اشتراک گذاشته شود و به طور موثر با کاربران و ذینفعان برای اطلاع رسانی، متقاعد کردن و تحت تاثیر قرار دادن آنها ارتباط برقرار کند. شما باید نیازها، انتظارات و ترجیحات مخاطبان خود را در نظر بگیرید و داشبورد مدیریتی پروژه خود را بر اساس آن تنظیم کنید. همچنین باید از تکنیک های داستان سرایی برای ارائه داشبورد مدیریتی پروژه خود به شیوه ای جذاب و به یاد ماندنی استفاده کنید. همچنین باید بر اساس یافته‌ ها و بینش‌ های داشبورد مدیریتی پروژه خود، توصیه‌ ها و گام‌ های بعدی واضح و قابل اجرا ارائه دهید.